Individuelle Lösungen statt Standards – für Ihre Prozesse von Morgen

Die Kreditorenbuchhaltung entwickelt sich weiter und die Automatisierung führt den Weg an. Was einst als routinemäßige Backoffice-Funktion angesehen wurde, tritt nun als kritische strategische Komponente der Finanzoperationen ins Rampenlicht. In einem zunehmend wettbewerbsorientierten Geschäftsumfeld, in dem Finanzteams gedrängt werden, jeden Dollar und jede Minute zu optimieren, ist die AP-Automatisierung zu einer Kernnotwendigkeit für Unternehmen geworden, die operative Exzellenz anstreben.

Was treibt diese AP-Transformation an? Und warum beschleunigen mehr Organisationen heute ihre AP-Automatisierungsinitiativen? Lassen Sie uns die treibenden Faktoren für diesen Wandel untersuchen und warum die Modernisierung von AP-Prozessen für die finanzielle Gesundheit, Widerstandsfähigkeit und das Wachstum eines Unternehmens unerlässlich ist.

Die traditionellen AP-Prozesse standen jahrzehntelang an der Grenze des Möglichen. Sie basierten auf einem Flickenteppich manueller Schritte. Rechnungen wurden gedruckt, Genehmigungen per E-Mail oder sogar in Papierform weitergeleitet, Unterschriften mussten persönlich eingeholt und Schecks physisch versendet werden. Obwohl dieser Prozess technisch funktionierte, brachte er eine Reihe von Ineffizienzen mit sich.

Manuelle AP-Verfahren sind zeitaufwändig, fehleranfällig und ressourcenintensiv. Mit zunehmendem Rechnungsvolumen kämpfen diese altmodischen Methoden, Schritt zu halten. Die Arbeit im Homeoffice sowie verteilte Teams haben diese Einschränkungen weiter verschärft. Darüber hinaus können manuelle Prozesse nicht mit Ihrem Unternehmen skalieren, ohne in zusätzliche Ressourcen zu investieren. Tatsächlich zeigt der aktuelle “2025 State of Finance Automation Report” von Rillion eine alarmierende Statistik: Fast 90 % der Finanzteams verlassen sich nach wie vor stark auf manuelle Schritte bei der Bearbeitung der Kreditorenbuchhaltung. Diese Statistik weist auf enormes Verbesserungspotenzial und eine wachsende Dringlichkeit hin, zu modernisieren.

Während der Drang zur AP-Automatisierung nicht neu ist, haben mehrere aktuelle Trends deutlich gemacht, dass ein Festhalten an veralteten AP-Systemen nicht mehr tragbar ist. Hier ist ein genauerer Blick auf die wichtigsten Treiber, die Unternehmen dazu veranlassen, die AP-Automatisierung zu übernehmen:

1. Manuelle Arbeiten sind teuer. Es ist leicht, die Kosten manueller AP-Arbeiten zu unterschätzen, aber diese summieren sich schnell. Jeder manuelle Touchpoint (Eingabe von Rechnungsdaten, Dokumentenrouting zur Genehmigung, Korrektur von Fehlern usw.) kostet Zeit und erhöht die Betriebskosten. Diese Ineffizienzen führen häufig zu verspäteten Zahlungen, verpassten Rabatten, doppelten oder fehlerhaften Zahlungen und strapazierten Lieferantenbeziehungen.

Rillions Lösung reduziert die Kosten drastisch, indem Prozesse durch Automatisierung optimiert werden. Die Erfassung von Rechnungen, GL-Codierung, Genehmigungsroutungen und Zahlungsabstimmungen können alle von KI-gestützten Tools erledigt werden, die eine schnellere und genauere Verarbeitung mit einem Bruchteil des manuellen Aufwands ermöglichen.

2. Finanzteams benötigen Echtzeit-Transparenz und Genauigkeit. In einem manuellen System ist es nahezu unmöglich, einen Echtzeitüberblick über die Verbindlichkeiten oder den Cashflow des Unternehmens zu gewinnen. Wenn Rechnungen in Posteingängen vergraben oder in der Genehmigungsschleife stecken, fehlt den Finanzleitern die Transparenz, die sie benötigen, um grundlegende, aber kritische Fragen zu beantworten:

• Was steht gerade aus?
• Sind wir einem Risiko von Über- oder Doppelzahlungen ausgesetzt?
• Befolgen wir interne und externe Compliance-Vorschriften?

Automatisierungsplattformen wie Rillion bieten Echtzeit-Dashboards, anpassbare Berichte und integrierte Prüfpfade. Finanzteams erhalten die Einsicht und Kontrolle, die sie benötigen, um Ausgaben strategisch zu verwalten. Die Forschung von Rillion zeigt, dass Teams, die KI für die Rechnungsabstimmung einsetzen, bis zu 90 % Genauigkeit erreichen und menschliche Fehler erheblich reduzieren.

3. Sicherheit, Compliance und Betrugsprävention sind Top-Prioritäten. Mit einer Betrugsrate bei Zahlungen, die fast 78 % der Organisationen betrifft, und verschärften regulatorischen Anforderungen besteht ein zunehmender Bedarf, Finanzsysteme und -daten zu sichern.

AP-Automatisierungstools bieten sicherere und konforme Arbeitsabläufe, indem sie Genehmigungshierarchien durchsetzen, die Trennung von Aufgaben unterstützen, digitale Prüfpfade erstellen und die Einhaltung von Richtlinien in alltägliche Prozesse einbetten.

Rillion hilft Organisationen, Risiken mit sicheren Zahlungsoptionen und eingebauten Betrugspräventionsprotokollen zu minimieren. Die Einhaltung von Vorschriften ist ein natürlicher Bestandteil des Prozesses, kein nachträglicher Gedanke.

4. Teams von heute möchten sich auf strategische Aufgaben konzentrieren, nicht auf Papierkram. AP-Fachkräfte haben sich nicht angemeldet, um ihre Tage mit dem Ausdrucken von Rechnungen oder dem Auffinden von Genehmigern zu verbringen. Aber ohne Automatisierung ist genau das oft der Fall.

Indem sie repetitive Aufgaben an die Automatisierung abgeben, können AP-Teams sich mehr auf bedeutendere Arbeiten konzentrieren, wie zum Beispiel die Analyse von Lieferantendaten oder die Verbesserung des Zahlungstiming für einen besseren Cashflow.

Laut Rillion-Kunden hat die AP-Automatisierung es ihren Teams ermöglicht, sich auf Initiativen zu konzentrieren, die langfristigen Wert schaffen.

5. Remote-Arbeit hat die Erwartungen neu geformt. Der Wechsel zu Remote- und Hybridarbeit hat traditionelle, standortabhängige AP-Prozesse obsolet gemacht. Finanzteams benötigen jetzt flexible, cloudbasierte Tools, die ihnen eine standortübergreifende Zusammenarbeit ermöglichen, ohne die Kontrolle oder Compliance zu beeinträchtigen.

Die Plattform von Rillion ist auf diese neue Realität ausgelegt. Sie bietet mobilfreundliche Genehmigungsworkflows, nahtlose Integration mit Dynamics 365 ERP-Lösungen und zentrale Dashboards, die von überall aus zugänglich sind.

Trotz der klaren Vorteile zögern einige Organisationen immer noch, die Automatisierung einzuführen, da sie Bedenken hinsichtlich der Vorabkosten, der Angst vor Störungen bestehender Systeme und des internen Widerstands gegen Veränderungen haben. Dies ändert sich jedoch schnell. Daten von Rillion zeigen, dass 29 % der Finanzleiter das Budget als Hauptanliegen angeben, während weitere 28 % sich über Integrationshürden sorgen. Die Wahrheit ist jedoch, dass moderne AP-Lösungen zunehmend erschwinglich und einfach zu implementieren sind.

Das cloudbasierte System von Rillion kann in der Regel innerhalb weniger Wochen live gehen, ohne IT-Teams zu überlasten. Und einmal implementiert, ist der ROI erheblich, mit schnelleren Verarbeitungszeiten, niedrigeren Fehlerquoten und erhöhter Produktivität.

Wenn wir uns weiter in das Jahr 2025 bewegen, sind Organisationen nicht mehr zufrieden mit einer teilweisen Digitalisierung. Das neue Ziel ist die vollständige Automatisierung der AP, von der Erfassung der Rechnung und KI-gestützter Codierung bis hin zur sicheren Zahlung und automatischen Abstimmung.

Rillion führt diese Evolution an und hilft bereits über 3.000 Unternehmen weltweit dabei, neu zu denken, wie sie AP und Zahlungen verwalten. Die Ära der manuellen AP-Verarbeitung endet. Finanzteams, die heute die Automatisierung annehmen, bereiten sich auf langfristig größere Effizienz, Widerstandsfähigkeit und strategische Einblicke vor.

Wenn Sie bereit sind, Ihre AP-Prozesse auf die nächste Stufe zu heben, erkunden Sie den “AP Automation 101: Fact or Fiction guide” von Rillion und entdecken Sie, wie Sie echten, messbaren Wert für Ihre Organisation im Jahr 2025 und darüber hinaus freischalten können. Dann kontaktieren Sie unsere Experten bei Rillion, um loszulegen.