Ihre Prozesse effizient – modelliert, digitalisiert, automatisiert.

Wenn Sie Unternehmensfinanzen auf höchstem Niveau verwalten, ist eine reibungslose Systemintegration nicht optional, sondern entscheidend. Ob es um die Synchronisierung mit Banken, älteren ERP-Systemen oder CRM-Plattformen wie Salesforce geht – jede Datenübertragung muss genau, sicher und nachverfolgbar sein. Genau hier sticht Microsoft Dynamics 365 Finance hervor. Im Zentrum seines Integrationsrahmens steht ein leistungsstarkes Feature: Datenentitäten. Wenn Sie Ihre Finanzintegrationen wirklich selbst steuern möchten, ohne Low-Level-Code zu schreiben oder Dateninkonsistenzen zu riskieren, ist dies Ihr Ausgangspunkt.

Was sind Datenentitäten in Dynamics 365 Finance?

Datenentitäten sind vereinfachte Darstellungen einer oder mehrerer Datenbanktabellen innerhalb von Dynamics 365 Finance. Anstatt direkt mit komplexen Datenstrukturen zu arbeiten, verwenden Sie vorgefertigte Entitäten, die die Schwerarbeit erledigen. Sie nutzen sie für:

• Import und Export von strukturierten Finanzdaten
• Automatisierung von Massendatenübertragungen
• Anschluss externer Systeme wie Salesforce oder E-Commerce-Plattformen
• Unterstützung von Echtzeit- und geplanten Integrationen Sie arbeiten nahtlos mit dem Datenmanagement-Framework (DMF) zusammen, was eine benutzerfreundliche Möglichkeit bietet, zuverlässige Datenflüsse ohne das Schreiben von SQL-Skripten zu erstellen.

Warum sind Datenentitäten für Finanzintegrationen wichtig?

Enterprise-Finanzteams arbeiten mit Daten aus allen Bereichen wie Einkauf, Gehaltsabrechnung, Inventar, CRM, POS – nennen Sie es, sie haben es. Datenentitäten helfen dabei, all dies sicher zusammenzuführen:

• Konsistenz: Verwenden Sie dieselben Entitäten für Migration, Berichterstattung und Integrationen.
• Integrierte Logik: Entitäten erzwingen Validierungen und Geschäftsregeln, um Fehler zu vermeiden.
• Sicherheit: Sie respektieren rollenbasierte Zugriffskontrollen und Sicherheitsrichtlinien.
• Prüfbarkeit: Jeder Import/Export wird mit vollständiger Fehlerverfolgung protokolliert.
• Flexibilität: Sie können mit Excel, Flachdateien, APIs und sogar Power Automate verwendet werden. Das macht sie weitaus zuverlässiger als direkter Datenbankzugriff oder unzusammenhängende benutzerdefinierte Skripte.

Häufige Anwendungsfälle: Wo Datenentitäten wirklich helfen

Schauen wir uns an, wie Unternehmen Datenentitäten während ihrer Dynamics 365 Finance Implementierung oder im laufenden Betrieb nutzen:

1. Bankstatement-Integration

• Importieren Sie tägliche Kontoauszüge mit BankStatementEntity
• Automatische Abstimmung mit bestehenden Hauptbucheinträgen
• Beschleunigt den Monatsabschluss und reduziert manuelle Arbeit

2. Bearbeitung von Lieferantenrechnungen

• Verwenden Sie VendInvoiceJournalEntity, um Rechnungen aus OCR-Tools oder Scansoftware zu importieren
• Unterstützt die vollständige AP-Automatisierung, von der Rechnung bis zur Zahlung

3. Salesforce-Integration

• Synchronisieren Sie Kunden, Bestellungen und Rechnungen mit öffentlichen Datenentitäten
• Eine zuverlässige Einrichtung für die Salesforce-Microsoft Dynamics 365 Finance-Integration

4. Dynamics 365 Sales-Integration

• Echtzeit-Synchronisierung mit Dual Write oder DMF mit gemeinsamen Entitäten
• Halten Sie die Ausrichtung zwischen Vertrieb und Finanzen ohne doppelten Aufwand

5. Migration von Eröffnungsbilanzen

• Migrieren Sie historische Bilanzproben, Kundenkonten, Anlagegüter und offene Rechnungen
• Staging-Tabellen helfen Ihnen, alles zu validieren, bevor es in Produktion geht

Wie funktioniert das Datenmanagement-Framework (DMF)?

Stellen Sie sich DMF als Ihr Kontrollzentrum für Integrationen in Finance Dynamics 365 vor. Ein typischer Workflow sieht so aus:

1. Wählen Sie die richtige Datenentität (z.B. Hauptbuch, Kunde, Lieferant)
2. Laden Sie Ihre Datei (Excel/CSV/XML) hoch oder weisen Sie sie auf eine externe Quelle hin
3. Verwenden Sie ein Datenprojekt, um mehrere Entitäten zu bündeln
4. Führen Sie den Import/Export durch und überprüfen Sie Statusprotokolle und Fehlermeldungen
5. Planen Sie wiederkehrende Jobs oder automatisieren Sie sie mit Batch-Verarbeitung DMF ist besonders nützlich für Finanzteams, die große Datenmengen ohne Entwicklerunterstützung verarbeiten wollen.

Was, wenn Sie etwas Individuelles benötigen?

Microsoft bietet Hunderte von Standardentitäten direkt ab Werk an, die die meisten wichtigen Finanzprozesse abdecken. Aber manchmal sind Ihre Geschäftsregeln einfach… anders. Dann macht es Sinn, benutzerdefinierte Datenentitäten zu erstellen:

• Ziehen Sie Daten aus benutzerdefinierten Feldern oder Erweiterungen
• Wenden Sie einzigartige Validierungslogiken an
• Mappen Sie komplexe Altsystemdaten auf das Dynamics-Format
• Passen Sie die Entität an Ihre branchenspezifischen Bedürfnisse an Achten Sie nur darauf, diese Best Practices zu befolgen:
• Standardentitäten nur bei absoluter Notwendigkeit anpassen
• Alles klar benennen – zukünftige Entwickler werden es Ihnen danken
• Staging-Tabellen für die Validierung verwenden, bevor Daten in endgültige Tabellen geschoben werden
• Die Leistung unter Last testen, wenn große Datenmengen importiert werden

Datenentitäten vs. Dual Write vs. OData-APIs

Hier ein kurzer Überblick, wann was zu verwenden ist:

• Datenentitäten: Für Batch-Importe, Migrationen, System-Synchronisationen
• Dual Write: Echtzeitsynchronisation mit Dynamics 365 Sales
• OData-APIs: Echtzeit-Leichtgewicht-Integrationen Datenentitäten bleiben die stabilste und skalierbarste Option für hochvolumige Finanzintegrationen, besonders wenn Ihr Unternehmen über mehrere Systeme oder Länder hinweg tätig ist.

Überspringen Sie dies nicht während der Implementierung

Viele Teams eilen durch die Integrationsplanung während ihrer Dynamics 365 Finance-Implementierung und bereuen es später. Wenn Sie Ihre Integrationen um Datenentitäten aufbauen, erhalten Sie eine zukunftssichere Grundlage. Es macht Ihr System auch einfacher zu warten, besonders wenn Änderungen anstehen wie neue Steuergesetze, Unternehmensübernahmen oder Erweiterungen von ERP-Modulen. Wenn Sie Plattformen wie Dynamics 365 Finance im Vergleich zu Business Central vergleichen, ist ein wesentlicher Unterschied, dass Finance Werkzeuge für das Datenmanagement und die Integration auf Unternehmensniveau bietet, wie DMF und Entitäten. Dies macht es besser geeignet für große Organisationen mit komplexen Datenlandschaften.

Bonus: Wissenswertes über Lizenzierung & Kosten

Wenn Sie vorhaben, Entitäten intensiv zu nutzen, verstehen Sie, wie sie in die Dynamics 365 Finance-Lizenzpläne und -preise eingebunden sind:

• D365 Finance Premium umfasst vollen Zugriff auf DMF, OData und Automatisierungstools
• Lizenzierung begrenzt normalerweise nicht die Nutzung von Entitäten, aber API-Aufruflimits können Dual Write oder OData beeinflussen
• Für Multi-Entity-Rollouts sollten Sie Budget für Middleware oder iPaaS einplanen, wenn Sie nicht innerhalb des Microsoft-Ökosystems bleiben Richten Sie Ihre Integrationspläne immer an der Lizenzierung aus, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.

Fazit: Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Finanzdaten

Wenn Sie ernsthafte Finanzoperationen führen, können Sie sich keine gebrochenen Synchronisierungen oder unverbundene Systeme leisten. Datenentitäten in Microsoft Dynamics 365 Finance bieten eine strukturierte, sichere und skalierbare Möglichkeit, Integrationen aufzubauen, die tatsächlich funktionieren. Ob Sie mit Salesforce synchronisieren, mit anderen Microsoft-Plattformen integrieren oder von älteren ERP-Systemen migrieren – die Beherrschung von Datenentitäten gibt Ihnen Kontrolle und Vertrauen in Ihre Finanzarchitektur.