Individuelle Lösungen statt Standards – für Ihre Prozesse von Morgen

Die Verwaltung der Finanzen sollte kein täglicher Kampf mit Tabellenkalkulationen und nicht verbundenen Systemen sein. ERP für den Finanzbereich bietet eine intelligentere, strukturiertere Möglichkeit, Buchhaltungs- und Finanzmanagement zu handhaben. Damit können Unternehmen Routineprozesse wie Rechnungsstellung, Zahlungseingänge und Steuerberechnungen automatisieren und gleichzeitig klare finanzielle Einblicke gewinnen, um die Planung und Entscheidungsfindung zu verbessern. Dies führt zu einer effizienteren, präziseren und skalierbareren Herangehensweise an Ihr Finanzmanagement. In diesem Artikel diskutieren wir die Vorteile von ERP für die Finanz- und Buchhaltungsbranche sowie Anwendungsfälle.

Vorteile von ERP im Finanz- und Rechnungswesen

Finanz- und Buchhaltungsteams sind zentral für wichtige Funktionen wie die Verwaltung von Kapitalallokation, Cashflow, Finanzüberwachung, Berichterstattung, Prüfung und Budgetierung. Ein effizientes ERP für die Finanzbranche verbessert ihre Fähigkeit, schneller zu arbeiten, genauere Daten an Entscheidungsträger zu liefern und stärkt ihr Vertrauen in Finanzanalysen und Berichterstattung.

Automatisierung

ERP-Systeme straffen Prozesse, indem sie Routinearbeiten automatisieren, die Abhängigkeit von manueller Arbeit reduzieren und das Risiko menschlicher Fehler minimieren. Im Prozess der Spesenüberprüfung beispielsweise kann eine Ausgabe, die einen bestimmten Schwellenwert überschreitet, automatisch an den zuständigen Geschäftsführer weitergeleitet werden, anstatt auf die Bearbeitung durch einen unteren Manager zu warten. Sobald eine Rechnung oder Ausgabe eingegeben wird, erkennt das ERP-System, wer die Genehmigungsbefugnis hat und beschleunigt den Prozess.

Echtzeit-Daten

Der Zugang zu aktuellen Informationen ermöglicht Unternehmen fundierte Entscheidungen, basierend auf einer umfassenden Sicht auf die Organisation. Ein ERP für Finanz- und Buchhaltungssysteme integriert Daten aus verschiedenen Abteilungen und bietet Echtzeit-Zugriff über Dashboards und visuelle Tools. Dies hilft Unternehmen, schnell auf sich ändernde Bedingungen zu reagieren. Zum Beispiel kann ein ERP für Finanzsysteme mit konsolidierten Echtzeit-Daten kontinuierliche Cashflow-Prognosen durchführen, indem Bereiche wie Vertrieb, Kundenbezahlungen, Produktion und Eingabekosten analysiert werden, um potenzielle Cashflow-Probleme zu identifizieren.

Berichterstattungsgeschwindigkeit und Genauigkeit

Ein wesentlicher Teil der Aufgaben von Finanz- und Buchhaltungsteams beinhaltet die Berichterstattung. Nehmen wir das Beispiel von Sachanlagen, die wesentliche Bestandteile der Bilanz sind und deren Erwerb oder Aussonderung durch Buchhalter nachverfolgt werden muss. Mit einem ERP für Finanzdienstleistungen, sobald ein Abteilungsleiter Details zu einem neuen Anlagegut hinzufügt, können Finanz- und Buchhaltungsteams sofort die Aktualisierung sehen und Berichte reflektieren automatisch die Änderung.

Ein weiteres Beispiel ist der Vorgang des Konsolidierens und Abschlusses der Finanzbücher am Ende des Monats oder Quartals. Mit der Automatisierung und den Funktionen eines ERP-Systems können Finanzteams ihre Bücher schneller abschließen, was den Führungskräften und Abteilungsleitern wichtige Informationen früher bereitstellt und Analysten mehr Zeit gibt, Bereiche zur Verbesserung zu bewerten.

Prognosen und Analysen

Durch die Konsolidierung von Schlüsselbereichen wie Gehalt, Einkauf, Verbindlichkeiten, Forderungen und Verkäufen bringt ein ERP-System alle Informationen zusammen, um Berichte zu erstellen und Prognosen zu generieren, die entscheidend für schnelle Entscheidungen und langfristige Planung sind. Diese vollständige Datenansicht ermöglicht auch detailliertere Szenarioplanungen und Abweichungsanalysen, um sicherzustellen, dass die finanziellen Ziele mit den strategischen Zielen übereinstimmen.

Ohne ein ERP-System müssten Teams Daten manuell aus verschiedenen Systemen sammeln, ein zeitaufwändiger Prozess, der zu veralteten Daten und weniger genauen Vorhersagen führen kann. ERP-Systeme, die Echtzeitdaten nutzen und Informationen über Abteilungen hinweg integrieren, vereinfachen die Prognose, wodurch Unternehmen eine bessere Chance haben, ihre Ziele zu erreichen.

Anwendungsfälle von ERP für Finanz- und Buchhaltungsmanagement

ERP-Systeme haben die Art und Weise, wie Unternehmen ihre finanziellen Operationen verwalten, revolutioniert. Von der Automatisierung täglicher Transaktionen bis zur Sicherstellung der Einhaltung von Regulierungen bieten diese Plattformen eine breite Palette von Fähigkeiten. Nachfolgend sind einige wichtige Anwendungsfälle aufgeführt, in denen ERP-Systeme das Finanz- und Buchhaltungsmanagement erheblich verbessern.

Buchhaltung und Finanzkonsolidierung

Unternehmen nutzen ERP-Systeme, um Buchhaltungsfunktionen zu zentralisieren, indem sie Daten aus mehreren Abteilungen, Systemen und Standorten integrieren. Ein multinationales Unternehmen könnte zum Beispiel automatisch konsolidierte Finanzberichte aus Transaktionen auf Tochtergesellschaftsebene erstellen und dabei lokale und globale Buchhaltungsstandards einhalten. ERP-Module wie das Hauptbuch ermöglichen genaue Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen und unterstützen fundierte finanzielle Entscheidungen.

Automatisierte Kreditorenbuchhaltung und intelligentes Spesenmanagement

Unternehmen setzen das Kreditorenmodul (AP) von ERP-Systemen ein, um die manuelle Arbeit bei der Bearbeitung von Rechnungen und der Bezahlung von Lieferanten zu reduzieren. Ein Fertigungsunternehmen könnte zum Beispiel ERP einsetzen, um Bestellungen automatisch mit Rechnungen abzugleichen, wodurch Bearbeitungszeit und menschliche Fehler reduziert werden. Mit KI-basierten Tools zur dynamischen Skontoberechnung optimieren sie auch die Zahlungszyklen, um von Skonti für vorzeitige Zahlungen zu profitieren, ohne den Cashflow zu beeinträchtigen.

Schnellere Debitorenbuchhaltung und verbesserter Cashflow

Einzelhändler und B2B-Dienstleister nutzen ERP-Systeme, um Kundenrechnungen und Zahlungseingänge effizient zu verwalten. Durch die Automatisierung der Rechnungserstellung, Erinnerungen und Zahlungsabstimmung reduzieren Unternehmen offene Salden und verbessern die Liquidität. Dashboards in ERP-Systemen helfen außerdem, den Days Sales Outstanding (DSO) zu überwachen, wodurch Unternehmen rechtzeitig auf überfällige Konten reagieren können.

Nachverfolgung des Lebenszyklus von Vermögenswerten und Einhaltung von Leasingvorschriften

Unternehmen mit umfangreichen physischen Vermögenswerten, wie Logistik- oder Bauunternehmen, nutzen ERP-Module, um den kompletten Lebenszyklus der Vermögenswerte zu verwalten. Vom Erwerb bis zur Abschreibung und Entsorgung verfolgt ein ERP für Finanzen jede Bewegung eines Vermögenswertes. Zusätzlich bleiben Unternehmen im Einklang mit Leasing-Bilanzierungsvorschriften wie ASC 842 und IFRS 16 und gewährleisten eine genaue Darstellung von Leasingverhältnissen und Verbindlichkeiten in den Finanzberichten.

Echtzeit-Cash-Management und Liquiditätsprognosen

Cashflow ist entscheidend, insbesondere für Unternehmen in schnelllebigen Branchen wie Einzelhandel und E-Commerce. Ein ERP für Finanzmanagement bietet Finanzteams Echtzeiteinblicke in die Geldpositionen, indem es Daten aus Verbindlichkeiten, Forderungen, Gehältern und Banksystemen konsolidiert. Dies ermöglicht eine bessere Planung und tägliche Geldreconciliation, um Überziehungen oder verpasste Zahlungsverpflichtungen zu verhindern.

Exakte Finanzberichterstattung und Compliance

Börsennotierte Unternehmen und Organisationen, die sich auf Prüfungen vorbereiten, sind auf ERP angewiesen, um standardisierte Finanzberichte zu erstellen. ERP-Systeme automatisieren die Erfassung finanzieller Daten und sorgen für Konsistenz über monatliche, vierteljährliche und jährliche Berichte hinweg. Eingebaute Analyse- und Anomalie-Erkennungsfunktionen helfen, ungewöhnliche Transaktionen vor dem Abschluss der Berichtsperiode zu identifizieren, wodurch das Compliance-Risiko und die Prüfungszeit reduziert werden.

Integrierte Budgetierung und Prognosen für strategische Planung

Unternehmen nutzen die Budgetierungswerkzeuge von ERP, um detaillierte Finanzpläne zu erstellen, die auf die Unternehmensziele abgestimmt sind. Ein Technologieunternehmen könnte beispielsweise historische Verkaufsdaten mit bevorstehenden Produkteinführungskosten kombinieren, um den vierteljährlichen Umsatz zu prognostizieren. Szenariomodellierung und Abweichungsanalysen innerhalb von ERP-Systemen helfen, „Was-wäre-wenn“-Bedingungen zu evaluieren und proaktive finanzielle Anpassungen vorzunehmen, um auf Kurs zu bleiben.

Wechsel von reaktiver zu strategischer Finanzverwaltung mit Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet zahlreiche integrierte Funktionen, die Organisationen helfen, Finanz- und Buchhaltungsprozesse zu automatisieren, die betriebliche Effizienz zu steigern und Analysen bereitzustellen, um auf Marktveränderungen zu reagieren und Wachstum zu fördern. Als umfassende Suite integrierter Anwendungen sorgt Business Central für einen reibungslosen Datenfluss und erleichtert die Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg, verbessert die Sichtbarkeit und Entscheidungsfindung.

Die eingebetteten Analyse- und Berichterstattungsfunktionen von Business Central bieten Echtzeit-Einblicke in wichtige Kennzahlen, wodurch Organisationen ihre finanzielle Leistung überwachen, Trends identifizieren und fundierte Entscheidungen schnell treffen können. Interaktive Dashboards, anpassbare Berichte und prädiktive Analysen unterstützen eine verbesserte Reaktionsfähigkeit, während eingebaute Compliance-Funktionen sicherstellen, dass Unternehmen im Einklang mit regulatorischen Anforderungen, Branchenstandards und Best Practices bleiben.